Jak rozpocząć współpracę z dostawcą rozwiązań IT?

Jak rozpocząć współpracę z dostawcą rozwiązań IT?

Wdrażanie projektu technologicznego ma swoją specyfikę. Jak dobrze się do niego przygotować i na co zwracać uwagę zanim podpiszemy ostatecznie umowę?

 

Start, tylko od czego?

Początek to przede wszystkim uświadomienie sobie potrzeby biznesowej wprowadzenia nowego rozwiązania i zagospodarowanie środków własnych lub poszukiwanie dofinansowania na jego realizację. Określenie choćby zarysu ostatecznego produktu pozwala na sprawniejsze podjęcie prac przez wykonawcę. To również dobra podpowiedź czy wystarczy nam standardowe oprogramowanie, czy jest niezbędne rozwiązanie dedykowane. Kiedy ten etap zostanie zrealizowany powinno nastąpić przygotowanie zapytania ofertowego.

Zapytanie ofertowe powinno być sformułowane możliwie szczegółowo, uwzględniać  wszystkie kluczowe informacje dla przygotowania odpowiedniej oferty, czyli np.

  • nazwa projektu,
  • zadanie dla wykonawcy – zakres prac,
  • opis funkcji oczekiwanego rozwiązania,
  • cel wdrożenia,
  • grupa docelowa wdrożenia,
  • gdzie i na jakich urządzeniach ma być dostępne rozwiązanie?
  • szacunkowy budżet lub jego górna granica,
  • informacje o firmie/produkcie/marce,
  • warunki gwarancji i suportu.

Zapytanie ofertowe może przybierać formę przetargu z jasno ustalonymi kryteriami wyboru ostatecznego wykonawcy lub bezpośredniego zapytania wysłanego do firmy, z którą chcemy podjąć współpracę np. ze względu na pewność, co do jakości oferowanych usług.

Analiza i wybór

Kryteria oceny ustalone przed wysyłką zapytania pomagają w wyborze tej najbardziej korzystnej oferty. Projekty technologiczne / internetowe są niekiedy bardzo skomplikowane i wymagają od wykonawcy bogatego doświadczenia oraz specjalistycznego zaplecza. Z tego powodu nie zawsze dobrym pomysłem jest rozpatrywanie ofert tylko pod kątem ceny. Co w sytuacji kiedy między najniższą, a najwyższą ofertą rozpiętość jest np. dziesięciokrotna? Co więcej, wszelkie kwestie związane z estymacją kosztów powinny być szczegółowo rozpisane.

Oprócz ceny, istotne kryteria to m.in.:

  • kompleksowość oferty
  • jakość przesłanej propozycji
  • sposób prowadzenia prac oraz metodologia prac projektowych
  • doświadczenie wykonawcy
  • portfolio klientów
  • opinia na rynku i rekomendacje
  • dostępność osoby prowadzącej projekt ze strony wykonawcy
  • warunki gwarancji i supportu, w tym termin ich obowiązywania.

Formalności

W przypadku rozwiązań dedykowanych, umowa o wykonanie projektu powinna być tworzona indywidualnie i być dostosowana do specyfiki danego projektu i rodzaju współpracy z danym zamawiającym. W procesie przygotowania umowy po stronie wykonawcy jest zaangażowanych wiele osób. Warto zwrócić uwagę przy tej okazji, że do działań przygotowawczych (np. analiza przedwdrożeniowa) jest sporządzana oddzielna umowa, co pozwala skrócić czas niezbędny do realizacji projektu.

Kwestia opracowania harmonogramu to odrębny i niezwykle istotny element realizacji. W zależności od rodzaju zlecenia i jego złożoności, planowanej technologii, uwarunkowań biznesowych i specyfiki działalności, zastanego środowiska IT klienta projekt może trwać od kilku tygodni do nawet kilkunastu miesięcy, przy czym nie są tu uwzględniane zmiany wprowadzane już po np. oddaniu produktu do klienta.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn