Jednolity Plik Kontrolny i kilka istotnych faktów na jego temat

jpk fakty

Mamy do czynienia z rewolucyjną zmianą w zakresie ordynacji podatkowej. Trwa wyścig z czasem, a duże przedsiębiorstwa i ich działy księgowe we współpracy z firmami informatycznymi łamią sobie głowy, jak szybko i w miarę bezboleśnie sprostać najnowszym wymogom Ministerstwa Finansów dotyczących obowiązku dostarczenia Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Pojawiają się liczne wątpliwości i problemy, dlatego poniżej znajdziecie zbiór faktów, pytań i odpowiedzi.

 

Co już wiemy na pewno?

Od 1 lipca 2016 każda duża firma, czyli taka która zatrudnia więcej niż 250 pracowników oraz posiada 50 mln Euro rocznego obrotu lub min. 43 mln Euro rocznej sumy bilansowej, ma na żądanie dostarczyć Jednolity Plik Kontrolny do Urzędu Skarbowego. Dodatkowo około 1,5 mln firm z sektora MŚP ma ten obowiązek spełniać od 1 lipca 2018. Wyzwaniem przed którym stoją teraz przedsiębiorcy, to kwestia jak w prosty sposób dostosować systemy informatyczne do raportowania według struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego.

Gdzie w Europie już funkcjonuje Jednolity Plik Kontrolny i od kiedy?

Opracowany przez OECD, Jednolity Plik Kontrolny czyli SAF-T (Standard Audit File for Tax) jako standard wymiany elektronicznych danych między przedsiębiorstwami, a państwowymi organami podatkowymi w formacie XML, który po raz pierwszy pojawił się w Portugalii w 2008 roku. Od tamtej pory  wprowadziły go kolejne kraje jak na przykład Niemcy, Francja, Austria, Luksemburg oraz Litwa. Dodam ciekawostkę, że w Portugalii sam fakt wprowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego poprawił ściągalność podatków o 20%, zanim przeprowadzoną pierwszą e-kontrolę!

Jaki jest stopień trudności dostosowania systemów informatycznych by sprawnie generować Jednolity Plik Kontrolny?

Jeśli firma posiada uproszczone środowisko informatyczne i korzysta np. z jednego programu, wówczas sprawa wygenerowania JPK w pożądanym formacie XML nie przedstawia większej trudności. Natomiast dla średnich i dużych firm z rozproszoną infrastrukturą IT, wyzwaniem może okazać się odnalezienie odpowiednich danych umieszczonych w różnych systemach, tak aby na żądanie bezbłędnie wygenerować plik XML zawierający siedem elementów składowych:

  1.  Księgi Rachunkowe
  1.  Wyciągi Bankowe
  1.  Magazyn
  1. Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT
  1. Faktury VAT
  1. Podatkowa księga przychodów i rozchodów
  1. Ewidencja przychodów

Każdy z tych elementów zawiera dane identyfikujące podatnika, system księgowy jakiego używa oraz nazwę firmy, która dostarczyła oprogramowanie generujące Jednolity Plik Kontrolny.

To skomplikowanie informatyczne może stworzyć problem z zapewnieniem spójności danych zawartych w każdym z wymienionych elementów. To jedno z podstawowych zagadnień dla programistów –  opracowanie systemu eliminacji błędów mogących powstać  przy generowaniu JPK. Pamiętajmy, że plik będzie weryfikowany przez algorytmy zatem struktura danych i ich poprawność musi być bezbłędna.

Ile czasu zajmie firmie informatycznej dostosowanie oprogramowania by sprawnie generować Jednolity Plik Kontrolny?

JPK jest to projekt, który może być związany z produkcją oprogramowania i jak niemal wszystkie wdrożenia IT składa się z kilku etapów: analizy potrzeb odbiorcy oprogramowania, wstępnego przygotowania projektu, programowania, testów oraz wdrożenia końcowego rozwiązania. Oczywiście każdy projekt posiada swoje indywidualne cechy, które wydłużają bądź skracają jego realizację. Biorąc pod uwagę zbliżający się wielkimi krokami 1.07.2016 – czyli termin wprowadzenia w życie JPK dla dużych firm, im wcześniej przedsiębiorcy zlecą podjęcie odpowiednich prac, tym lepiej. Przy wyborze odpowiedniej firmy informatycznej warto kierować się jej doświadczeniem we wdrażaniu rozwiązań typu workflow, erp, crm czy programów księgowych.

Czy właściciele firm będą mieli wpływ i możliwość zmian treści Jednolitego Pliku Kontrolnego?

Jeżeli wersje oprogramowania funkcjonujące dotychczas w firmie, nie są w stanie wygenerować JPK, trzeba jak najszybciej podjąć kroki by dostosować je do nowych wymogów. Jednolity Plik Kontrolny ma być generowany w sposób automatyczny. Przedsiębiorca powinien sprawdzić jego treść, tak by uniknąć nieprzyjemności po przeprowadzonej ewentualnej e-kontroli. Wcześniejsza, dokładna analiza treści zawartej w gotowym pliku XML, pozwoli na wyłowienie błędów zanim zrobi to Urząd Skarbowy.

Czy Jednolity Plik Kontrolny przyniesie korzyści przedsiębiorstwom?

Na pierwszy rzut oka jest to rozwiązanie stworzone po to, aby uszczelnić system podatkowy przez poprawienie ściągalności należności oraz ograniczyć wyłudzenia podatku VAT. I nie jest to wrażenie mylne, aczkolwiek są też pozytywne efekty dla przedsiębiorstw. JPK przyczyni się do skrócenia czasu kontroli skarbowej u przedsiębiorcy, a przede wszystkim ułatwi innym, zewnętrznym i wewnętrznym audytorom na weryfikacje dokumentacji firmowej, dzięki czemu będzie można uniknąć różnych problemów na linii firma – US.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn